Preguntas Frecuentes

A continuación, podrá encontrar la respuesta a algunas dudas que pueden surgir en torno a la puesta en marcha del modelo de Facturación Electrónica de Cadena S.A. con sus clientes.

Recuerde que si tiene alguna duda adicional puede comunicarse con la línea 018000510451 en un horario de 7:30am a 5:30pm jornada continua de lunes a viernes, donde estaremos dispuestos a resolver sus inquietudes.

La factura electrónica es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad, se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.

No. Lo único que cambia es que, en lugar de enviarla física para su radicación, se enviará en forma electrónica y representación gráfica (PDF, física).

Se recibirá por medio electrónico en formato XML y/o PDF ya sea por correo electrónico o ingresando a una plataforma web, aunque si se requiere se podrá remitir en medio físico (copia de la factura original) aunque la física no sustituye la factura electrónica. Es importante aclarar que la física no sustituye la factura electrónica.

Una vez recibida la factura electrónica mediante correo electrónico, se debe dar la aceptación dando clic en el botón aceptar. Si la factura es visualizada a través de la plataforma de CADENA, se debe dar clic en la función aceptar factura.

Una vez recibida la factura electrónica mediante correo electrónico, se puede dar clic en el botón rechazar. Si la factura es visualizada a través de la plataforma de CADENA, se debe dar clic en la función rechazar factura. Una vez rechazada la factura, se debe enviar a Cadena de forma clara y precisa la razón del rechazo.

No. El concepto de anulación de factura desaparece, se genera una nota crédito.

No. El concepto de repetir factura desaparece, se genera una nota crédito

Teniendo en cuenta el Concepto de la DIAN 064504 de 2000, en el texto del artículo 615 del Estatuto Tributario se expresa claramente que la factura o documento equivalente debe expedirse en el mismo momento en que se realice la operación correspondiente.

Por lo tanto, la expedición de la factura no puede postergarse, ni anticiparse en la medida en que su fecha de expedición conlleva efectos de carácter fiscal. Es de tener en cuenta que el hecho de que el pago se realice antes o después de efectuar la operación no incide en el momento en que se debe facturar.

Dispone de 48 horas calendario, una vez trascurrido este tiempo el documento se dará por aceptada automáticamente.

Las notas débito y/o crédito se expedirán cuando se presenten novedades en la factura inicialmente emitida y que ameriten el rechazo.

No. Cadena al ser habilitado mediante Resolución expedida por la DIAN como facturador electrónico, está obligado a facturar electrónicamente la totalidad de sus ventas al 100% de sus clientes.

No. En forma automática el emisor de la factura al momento de expedir la factura electrónica y en tiempo real, remite a la DIAN un archivo con la copia del documento.

Sí, pero es importante tener en cuenta que el físico es una copia de la factura, la original es la que llega por correo electrónico, ésta debe ser custodiada por la empresa en el tiempo que establece la ley para estos documentos, para atender eventualmente los requerimientos que se presenten por parte del ente regulador.

Documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

esolución 019 de 2016 ó contratando los servicios de un proveedor tecnológico como Cadena S.A. quien lo acompaña en todo el proceso de entendimiento, adecuación e implementación de este modelo de facturación.

Los actores principales del nuevo modelo de facturación electrónica en Colombia son:

  • Obligado a Facturar Electrónicamente OFE: Persona natural o jurídica comprendida en el ámbito del decreto 2242 de 2015 y que como tal debe facturar electrónicamente en las condiciones establecidas en el mismo.
  • Adquirente: Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y tiene la obligación de exigir factura o documento equivalente.
  • Proveedor Tecnológico PT: Es la persona natural o jurídica previamente autorizada por la DIAN, que podrán prestar servicios de facturación electrónica a los obligados a facturar por este medio, o a los adquirentes que opten por recibirla en formato electrónico.
  • Los obligados a facturar seleccionados por la DIAN, mediante resolución de carácter general.
  • Quienes opten voluntariamente por facturar electrónicamente.
  • Facturas
  • Notas crédito
  • Notas débito
  • Acuse de recibo

Reducción de tiempos en cuanto a gestión documental, recaudo y almacenamiento y consulta de la información. Productividad que se traduce en ahorros en procesos de emisión y recepción, integración con sistemas de información, manejo eficiente de documentos, agilidad en la localización de la información. Además, apoya negocios de venta cruzada, fidelización de clientes y transpromo.

La factura electrónica es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad,  se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.

La facturación tradicional con un proceso manual de digitalización e indexación de documentos no brinda todos los requisitos legales exigidos para la facturación electrónica. La expedición (generación y numeración) envío, aceptación, conservación y exhibición no se realiza por medios magnéticos. El proceso de facturación electrónica si cumple con todos estos requisitos.

No. Lo único que cambia es que, en lugar de enviarla física para su radicación, se enviará en forma electrónica y representación gráfica (PDF, física).

  • Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
  • Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
  • Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso. Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
  • Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

La DIAN es la entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias en Colombia. Facilita las operaciones de comercio nacional e internacional. Se constituyó como Unidad Administrativa Especial, mediante Decreto 2117 de 1992

En Colombia todo lo relacionado con la Facturación Electrónica está siendo definido y regulado por la DIAN. La DIAN emitió el Decreto 2242 en 2015 con el fin de reglamentar las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

Una vez recibida la factura electrónica mediante correo electrónico, se debe dar la aceptación dando clic en el botón aceptar. Si la factura es visualizada a través de la plataforma de CADENA, se debe dar clic en la función aceptar factura.

Teniendo en cuenta el Concepto de la DIAN 064504 de 2000, en el texto del artículo 615 del Estatuto Tributario se expresa claramente que la factura o documento equivalente debe expedirse en el mismo momento en que se realice la operación correspondiente.

Por lo tanto, la expedición de la factura no puede postergarse, ni anticiparse en la medida en que su fecha de expedición conlleva efectos de carácter fiscal. Es de tener en cuenta que el hecho de que el pago se realice antes o después de efectuar la operación no incide en el momento en que se debe facturar

Dispone de 48 horas calendario, una vez trascurrido este tiempo el documento se dará por aceptada automáticamente.

A los 3 días calendarios, Se determina aceptada irrevocablemente por el adquiriente y en nuestra plataforma E-factura cambia de estado a aceptada

Es una imagen fiel de la factura, lo normal es que esta se presente en formato PDF y que sea exactamente igual o muy similar a la factura física.

Las notas débito y/o crédito se expedirán cuando se presenten novedades en la factura inicialmente emitida y que ameriten el rechazo.

No. Cadena al ser habilitado mediante Resolución expedida por la DIAN como facturador electrónico, está obligado a facturar electrónicamente la totalidad de sus ventas al 100% de sus clientes.

No. En forma automática el emisor de la factura al momento de expedir la factura electrónica y en tiempo real, remite a la DIAN un archivo con la copia del documento.

Sí, pero es importante tener en cuenta que el físico es una copia de la factura, la original es la que llega por correo electrónico, ésta debe ser custodiada por la empresa en el tiempo que establece la ley para estos documentos, para atender eventualmente los requerimientos que se presenten por parte del ente regulador.

IMPORTANTE: Recuerde que, para solicitar la numeración de facturación, debe tener actualizado el RUT, especialmente en lo relacionado con nombre o razón social, dirección, responsabilidad para facturar y establecimientos de comercio.  Seleccione la solicitud de numeración de facturación. Autorizar Rangos

La resolución que expida la Dian en la cual se autoriza la numeración de facturación de un contribuyente, tiene una vigencia de dos años. Así lo dispuso la Dian en resolución 3878 del 28 de junio de 1996 en su artículo 4: «La Administración expedirá una resolución en donde se indique la numeración autorizada, la cual tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la fecha de notificación.»

Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN en materia tributaria, aduanera y cambiaria.