Preguntas Frecuentes

A continuación, podrá encontrar la respuesta a algunas dudas que pueden surgir en torno a la puesta en marcha del modelo de Facturación Electrónica y pagos electrónico de planes de Cadena S.A. con sus clientes.

Recuerde que si tiene alguna duda adicional puede comunicarse con la línea 018000510451 en un horario de 7:30am a 5:30pm jornada continua de lunes a viernes, donde estaremos dispuestos a resolver sus inquietudes.

Facturación Electrónica

La factura electrónica es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad, se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.

No. Lo único que cambia es que, en lugar de enviarla física para su radicación, se enviará en forma electrónica y representación gráfica (PDF, física).

Se recibirá por medio electrónico en formato XML y/o PDF ya sea por correo electrónico o ingresando a una plataforma web, aunque si se requiere se podrá remitir en medio físico (copia de la factura original) aunque la física no sustituye la factura electrónica. Es importante aclarar que la física no sustituye la factura electrónica.

Una vez recibida la factura electrónica mediante correo electrónico, se debe dar la aceptación dando clic en el botón aceptar. Si la factura es visualizada a través de la plataforma de CADENA, se debe dar clic en la función aceptar factura.

Una vez recibida la factura electrónica mediante correo electrónico, se puede dar clic en el botón rechazar. Si la factura es visualizada a través de la plataforma de CADENA, se debe dar clic en la función rechazar factura. Una vez rechazada la factura, se debe enviar a Cadena de forma clara y precisa la razón del rechazo.

No. El concepto de anulación de factura desaparece, se genera una nota crédito.

No. El concepto de repetir factura desaparece, se genera una nota crédito

Teniendo en cuenta el Concepto de la DIAN 064504 de 2000, en el texto del artículo 615 del Estatuto Tributario se expresa claramente que la factura o documento equivalente debe expedirse en el mismo momento en que se realice la operación correspondiente.

Por lo tanto, la expedición de la factura no puede postergarse, ni anticiparse en la medida en que su fecha de expedición conlleva efectos de carácter fiscal. Es de tener en cuenta que el hecho de que el pago se realice antes o después de efectuar la operación no incide en el momento en que se debe facturar.

Dispone de 48 horas calendario, una vez trascurrido este tiempo el documento se dará por aceptada automáticamente.

Las notas débito y/o crédito se expedirán cuando se presenten novedades en la factura inicialmente emitida y que ameriten el rechazo.

No. Cadena al ser habilitado mediante Resolución expedida por la DIAN como facturador electrónico, está obligado a facturar electrónicamente la totalidad de sus ventas al 100% de sus clientes.

No. En forma automática el emisor de la factura al momento de expedir la factura electrónica y en tiempo real, remite a la DIAN un archivo con la copia del documento.

Sí, pero es importante tener en cuenta que el físico es una copia de la factura, la original es la que llega por correo electrónico, ésta debe ser custodiada por la empresa en el tiempo que establece la ley para estos documentos, para atender eventualmente los requerimientos que se presenten por parte del ente regulador.

Documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

esolución 019 de 2016 ó contratando los servicios de un proveedor tecnológico como Cadena S.A. quien lo acompaña en todo el proceso de entendimiento, adecuación e implementación de este modelo de facturación.

Los actores principales del nuevo modelo de facturación electrónica en Colombia son:

  • Obligado a Facturar Electrónicamente OFE: Persona natural o jurídica comprendida en el ámbito del decreto 2242 de 2015 y que como tal debe facturar electrónicamente en las condiciones establecidas en el mismo.
  • Adquirente: Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y tiene la obligación de exigir factura o documento equivalente.
  • Proveedor Tecnológico PT: Es la persona natural o jurídica previamente autorizada por la DIAN, que podrán prestar servicios de facturación electrónica a los obligados a facturar por este medio, o a los adquirentes que opten por recibirla en formato electrónico.
  • Los obligados a facturar seleccionados por la DIAN, mediante resolución de carácter general.
  • Quienes opten voluntariamente por facturar electrónicamente.
  • Facturas
  • Notas crédito
  • Notas débito
  • Acuse de recibo

Reducción de tiempos en cuanto a gestión documental, recaudo y almacenamiento y consulta de la información. Productividad que se traduce en ahorros en procesos de emisión y recepción, integración con sistemas de información, manejo eficiente de documentos, agilidad en la localización de la información. Además, apoya negocios de venta cruzada, fidelización de clientes y transpromo.

La factura electrónica es una modalidad de factura en la que no se emplea el papel como soporte para demostrar su autenticidad,  se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.

La facturación tradicional con un proceso manual de digitalización e indexación de documentos no brinda todos los requisitos legales exigidos para la facturación electrónica. La expedición (generación y numeración) envío, aceptación, conservación y exhibición no se realiza por medios magnéticos. El proceso de facturación electrónica si cumple con todos estos requisitos.

No. Lo único que cambia es que, en lugar de enviarla física para su radicación, se enviará en forma electrónica y representación gráfica (PDF, física).

  • Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
  • Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
  • Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso. Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
  • Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

La DIAN es la entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias en Colombia. Facilita las operaciones de comercio nacional e internacional. Se constituyó como Unidad Administrativa Especial, mediante Decreto 2117 de 1992

En Colombia todo lo relacionado con la Facturación Electrónica está siendo definido y regulado por la DIAN. La DIAN emitió el Decreto 2242 en 2015 con el fin de reglamentar las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

Una vez recibida la factura electrónica mediante correo electrónico, se debe dar la aceptación dando clic en el botón aceptar. Si la factura es visualizada a través de la plataforma de CADENA, se debe dar clic en la función aceptar factura.

Teniendo en cuenta el Concepto de la DIAN 064504 de 2000, en el texto del artículo 615 del Estatuto Tributario se expresa claramente que la factura o documento equivalente debe expedirse en el mismo momento en que se realice la operación correspondiente.

Por lo tanto, la expedición de la factura no puede postergarse, ni anticiparse en la medida en que su fecha de expedición conlleva efectos de carácter fiscal. Es de tener en cuenta que el hecho de que el pago se realice antes o después de efectuar la operación no incide en el momento en que se debe facturar

Dispone de 48 horas calendario, una vez trascurrido este tiempo el documento se dará por aceptada automáticamente.

A los 3 días calendarios, Se determina aceptada irrevocablemente por el adquiriente y en nuestra plataforma E-factura cambia de estado a aceptada

Es una imagen fiel de la factura, lo normal es que esta se presente en formato PDF y que sea exactamente igual o muy similar a la factura física.

Las notas débito y/o crédito se expedirán cuando se presenten novedades en la factura inicialmente emitida y que ameriten el rechazo.

No. Cadena al ser habilitado mediante Resolución expedida por la DIAN como facturador electrónico, está obligado a facturar electrónicamente la totalidad de sus ventas al 100% de sus clientes.

No. En forma automática el emisor de la factura al momento de expedir la factura electrónica y en tiempo real, remite a la DIAN un archivo con la copia del documento.

Sí, pero es importante tener en cuenta que el físico es una copia de la factura, la original es la que llega por correo electrónico, ésta debe ser custodiada por la empresa en el tiempo que establece la ley para estos documentos, para atender eventualmente los requerimientos que se presenten por parte del ente regulador.

IMPORTANTE: Recuerde que, para solicitar la numeración de facturación, debe tener actualizado el RUT, especialmente en lo relacionado con nombre o razón social, dirección, responsabilidad para facturar y establecimientos de comercio.  Seleccione la solicitud de numeración de facturación. Autorizar Rangos

La resolución que expida la Dian en la cual se autoriza la numeración de facturación de un contribuyente, tiene una vigencia de dos años. Así lo dispuso la Dian en resolución 3878 del 28 de junio de 1996 en su artículo 4: «La Administración expedirá una resolución en donde se indique la numeración autorizada, la cual tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la fecha de notificación.»

Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN en materia tributaria, aduanera y cambiaria.

Pago Electrónico de Planes

PlacetoPay es la plataforma de pagos electrónicos que usa CADENA S.A para procesar en línea las transacciones generadas en la tienda virtual con las formas de pago habilitadas para tal fin.

En la tienda virtual de CADENA S.A usted podrá realizar su pago con los medios habilitados para tal fin. Usted, de acuerdo a las opciones de pago escogidas por el comercio, podrá pagar a través de tarjetas de crédito Visa, MasterCard y American Express.

Para proteger tus datos CADENA S.A delega en PlacetoPay la captura de la información sensible. Nuestra plataforma de pagos cumple con los más altos estándares exigidos por la norma internacional PCI DSS de seguridad en transacciones con tarjeta de crédito. Además tiene certificado de seguridad SSL expedido por GeoTrust una compañía Verisign, el cual garantiza comunicaciones seguras mediante la encriptación de todos los datos hacia y desde el sitio; de esta manera te podrás sentir seguro a la hora de ingresar la información de su tarjeta.

 

Durante el proceso de pago, en el navegador se muestra el nombre de la organización autenticada, la autoridad que lo certifica y la barra de dirección cambia a color verde. Estas características son visibles de inmediato y dan garantía y confianza para completar la transacción en PlacetoPay.

 

PlacetoPay también cuenta con el monitoreo constante de McAfee Secure y la firma de mensajes electrónicos con Certicámara.

Sí, en el portal de facturación electrónica de CADENA S.A podrás realizar la inscripción a alguno de los planes disponibles, en línea los 7 días de la semana, las 24 horas del día a sólo un clic de distancia.

Si aún no has finalizado tu pago, podrás volver al paso inicial y elegir la forma de pago que prefieras. Una vez finalizada la compra no es posible cambiar la forma de pago.

 

En caso de requerir devolución de dinero, esta estará sujeta de acuerdo a lo estipulado en el  artículo 51 de la Ley del Estatuto del Consumidor.

No, los pagos electrónicos realizados a través de PlacetoPay no generan costos adicionales para el comprador.

En primera instancia, revisar si llegó un email de confirmación de la transacción a la cuenta de correo electrónico inscrita en el momento de realizar el pago, en caso de no haberlo recibido, deberás contactar a CADENA S.A, mediante la generación de un  caso de soporte en la sección “Soporte” que se encuentra disponible en la plataforma de factura electrónica  para confirmar el estado de la transacción.

Por cada transacción aprobada a través de PlacetoPay, recibirás un comprobante del pago con la referencia de compra en la dirección de correo electrónico que indicaste al momento de pagar.

 

Si no lo recibes, podrás contactar a CADENA S.A, mediante la generación de un  caso de soporte en la sección “Soporte” que se encuentra disponible en la plataforma de factura electrónica, para solicitar el reenvío del comprobante a la misma dirección de correo electrónico registrada al momento de pagar.